Mình làm thiết kế web dịch vụ dịch thuật cho vài văn phòng rồi mới thấm một điều: khách vào web dịch thuật gần như luôn đang gấp. Người ta cần dịch công chứng cái bằng đại học để nộp hồ sơ du học trước hạn, cần dịch giấy khai sinh cho con làm visa, cần dịch một bộ hợp đồng để ký với đối tác nước ngoài trong tuần này. Họ mở web ra không phải để ngắm, họ mở ra để tìm câu trả lời cho đúng ba thứ: chỗ này dịch được loại giấy của mình không, mất bao lâu, bao nhiêu tiền. Web trả lời được ba câu đó gọn gàng thì họ gửi file luôn. Web bắt họ phải gọi mới biết thì họ nhắn sang chỗ khác, vì ngoài kia hàng chục văn phòng đang chờ.
Ngành dịch thuật có cái khó riêng mà web ngành khác không gặp. Bạn không bán một món hàng để trên kệ, bạn nhận về tay người ta những giấy tờ quan trọng nhất của một đời người: bằng cấp, hộ chiếu, giấy tờ nhà đất, hồ sơ bệnh án, hợp đồng làm ăn. Khách giao những thứ đó cho bạn là họ đang tin tưởng, mà niềm tin đó phải dựng lên ngay từ màn hình đầu tiên. Cả bài này mình nói về việc dựng web sao cho một người đang gấp và đang lo thấy đủ tin để gửi hồ sơ, và làm sao để Google đưa web bạn lên khi họ tìm đúng loại tài liệu, đúng thứ tiếng họ cần. Toàn thứ mình rút ra từ việc làm web cho văn phòng dịch thuật thật, không phải lý thuyết suông.
Khách vào web dịch thuật thực ra đang tìm gì
Trước khi bàn bố cục màu mè, phải hiểu người vào web là ai và họ đang cần gì. Mình chia khách dịch thuật thành mấy nhóm rõ rệt, và web phải phục vụ được hết.
Đông nhất là nhóm cần dịch công chứng giấy tờ cá nhân để làm thủ tục. Đây là người làm hồ sơ du học, xuất khẩu lao động, kết hôn với người nước ngoài, xin visa, du lịch. Họ cần dịch bằng cấp, học bạ, giấy khai sinh, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, rồi mang đi công chứng để nộp cho cơ quan. Cái họ lo nhất là: có kịp hạn nộp không, bản dịch có được công chứng để cơ quan chấp nhận không, chỗ này làm nhanh cỡ nào.
Nhóm thứ hai là doanh nghiệp cần dịch tài liệu chuyên ngành. Họ cần dịch hợp đồng thương mại, hồ sơ thầu, báo cáo tài chính, tài liệu kỹ thuật của máy móc, catalogue sản phẩm, hồ sơ pháp lý cho vụ kiện, thậm chí hồ sơ bệnh án để đi chữa bệnh nước ngoài. Nhóm này soi kỹ hơn: người dịch có hiểu thuật ngữ ngành không, dịch sai một điều khoản hợp đồng là hỏng chuyện lớn, tài liệu mật của công ty giao ra ngoài có an toàn không.
Nhóm thứ ba là người cần phiên dịch trực tiếp: phiên dịch cho cuộc họp với đối tác, cho hội thảo, cho buổi ký kết, hoặc phiên dịch tháp tùng đi công tác. Nhóm này ít hơn nhưng giá trị đơn hàng cao, và họ tìm theo cặp ngôn ngữ cụ thể cùng lĩnh vực.
Điểm chung của cả ba nhóm là họ đang giao thứ quan trọng và thường đang gấp. Web làm tốt là web vừa trấn an được nỗi lo bảo mật và độ chính xác, vừa cho họ đường gửi file nhanh nhất có thể, để họ không phải chạy tới tận văn phòng mới bắt đầu được việc.
Dịch công chứng lấy nhanh: dịch vụ lõi phải nói to nhất
Đây là chỗ nhiều web dịch thuật đặt sai trọng tâm. Họ viết dài dòng về "sứ mệnh kết nối ngôn ngữ", về "cầu nối văn hóa", chữ nghĩa bay bổng nhưng một người đang cần dịch gấp cái bằng đọc xong vẫn không biết chỗ này có làm công chứng lấy trong ngày không. Với đa số khách cá nhân, dịch thuật công chứng lấy nhanh chính là dịch vụ lõi, và nó phải được nói to, nói trước, nói rõ ngay trang đầu.
Cái phải làm rõ trước tiên là bạn dịch công chứng được những loại giấy tờ nào và ra những thứ tiếng nào. Liệt kê thẳng: bằng đại học, cao đẳng, học bạ, bảng điểm, giấy khai sinh, hộ khẩu, chứng minh thư, hộ chiếu, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, giấy tờ nhà đất. Khách gõ đúng tên loại giấy của mình vào Google, thấy web bạn liệt kê đúng loại đó, họ biết ngay đến đúng chỗ.
Thứ hai là làm rõ khái niệm mà nhiều khách còn lẫn lộn: dịch thuật công chứng khác gì công chứng thường. Bản dịch cần được dịch bởi người có chứng nhận, rồi công chứng viên hoặc phòng tư pháp chứng thực chữ ký người dịch, thì cơ quan mới chấp nhận. Web giải thích gọn được điều này làm khách yên tâm là bạn hiểu việc, làm đúng quy trình, giấy nộp lên không bị trả về.
Thứ ba, và quan trọng nhất với người đang gấp, là thời gian. Nói rõ lấy nhanh là nhanh cỡ nào: lấy trong ngày, lấy sau vài tiếng với giấy tờ đơn giản, hay hẹn ngày cụ thể với bộ hồ sơ lớn. Một dòng "dịch công chứng lấy trong ngày, giấy tờ gấp hỗ trợ lấy sau 2 tiếng" đặt ngay đầu trang có sức kéo khách mạnh hơn cả trang viết về lịch sử công ty.
Đội ngũ biên dịch chuyên ngành: thứ tạo niềm tin cho khách doanh nghiệp
Với khách cá nhân dịch giấy tờ chuẩn thì tốc độ và giá là chính. Nhưng với khách doanh nghiệp dịch tài liệu chuyên ngành, thứ họ soi là năng lực dịch đúng. Một hợp đồng dịch sai một điều khoản, một tài liệu kỹ thuật dịch nhầm thông số, một hồ sơ bệnh án dịch sai tên thuốc, hậu quả không đùa được. Nên phần giới thiệu đội ngũ biên dịch phải cho khách thấy bạn có người dịch đúng chuyên ngành của họ.
Cách nói thuyết phục là chia theo lĩnh vực chứ đừng nói chung chung "đội ngũ giàu kinh nghiệm". Ghi rõ bạn có biên dịch mảng pháp lý (dịch hợp đồng, hồ sơ tòa, giấy tờ pháp lý), mảng kỹ thuật (dịch tài liệu máy móc, xây dựng, IT), mảng y khoa (dịch bệnh án, hồ sơ y tế, tài liệu dược), mảng tài chính (dịch báo cáo, hồ sơ kiểm toán). Mỗi mảng nói được một hai câu về việc người dịch quen thuật ngữ ngành đó, thì khách trong ngành đọc thấy đúng người của mình.
Nếu văn phòng có biên dịch viên là chuyên gia thật trong lĩnh vực, ví dụ một luật sư dịch mảng pháp lý, một kỹ sư dịch mảng kỹ thuật, đó là điểm mạnh cực lớn, đưa lên đầu. Đừng ngại nói cụ thể cặp ngôn ngữ và lĩnh vực mạnh nhất của mình. Một văn phòng nói thẳng "mạnh nhất mảng dịch pháp lý Anh - Việt và tài liệu kỹ thuật tiếng Nhật" tạo niềm tin hơn hẳn một văn phòng nói "dịch mọi thứ tiếng, mọi lĩnh vực" mà không có điểm tựa nào.
Có một điều mình luôn nhắc khách: trung thực về năng lực. Đừng liệt kê ba chục thứ tiếng mà thực ra chỉ mạnh vài thứ. Giới dịch thuật nhỏ, khách doanh nghiệp có kinh nghiệm dễ nhận ra chỗ nào nói quá. Web mạnh là web nói đúng cái mình làm tốt một cách rõ ràng, tự tin, chứ không phải web ôm đồm.
Bảo mật tài liệu: nỗi lo âm thầm nhưng lớn nhất
Đây là thứ ngành dịch thuật cần mà nhiều web quên hẳn. Khách giao cho bạn bản hợp đồng còn chưa ký, báo cáo tài chính chưa công bố, hồ sơ bệnh án riêng tư, giấy tờ nhà đất. Trong đầu họ luôn có một câu hỏi âm thầm: tài liệu của mình giao ra rồi có bị lọt không, có bị đem đi đâu không. Web nói được về chuyện bảo mật là web gỡ đúng nỗi lo lớn nhất mà khách ngại nói ra.
Không cần nói đao to búa lớn, chỉ cần nói thật những cam kết cụ thể: biên dịch viên ký thỏa thuận bảo mật, tài liệu khách chỉ dùng cho việc dịch rồi xóa hoặc lưu trữ an toàn theo yêu cầu, không chia sẻ nội dung cho bên thứ ba. Nếu văn phòng nhận ký cam kết bảo mật riêng (NDA) với khách doanh nghiệp thì nói rõ, đây là thứ khách doanh nghiệp rất coi trọng.
Về mặt kỹ thuật, khi khách gửi file qua web thì cái kênh gửi đó cũng phải an toàn. Web nên có chứng chỉ bảo mật (SSL) để đường truyền được mã hóa, và form gửi file nên báo cho khách biết file của họ được nhận an toàn. Chuyện nhỏ nhưng thể hiện văn phòng làm ăn nghiêm túc, biết giữ của khách.
Báo giá theo trang, theo ngôn ngữ: minh bạch để khách tự ước lượng
Chuyện giá, mình khuyên nói rõ chứ đừng giấu. Nhiều văn phòng muốn để khách gọi mới báo, nhưng khách thấy web không có giá thường mặc định "chắc đắt" hoặc "mập mờ" rồi đi tìm chỗ khác. Ngành dịch thuật có cái hay là giá dễ nói theo công thức, nên web hoàn toàn có thể cho khách một khung để tự ước lượng.
Cách tính phổ biến của ngành là theo trang hoặc theo số từ của tài liệu gốc, và giá thay đổi theo cặp ngôn ngữ cùng độ khó chuyên ngành. Dịch tiếng Anh sang Việt thường rẻ nhất vì nhiều người làm. Các thứ tiếng hiếm hơn như Nhật, Hàn, Đức, hay các thứ tiếng ít người dịch thì giá cao hơn. Tài liệu chuyên ngành khó (pháp lý, y khoa, kỹ thuật) tính cao hơn tài liệu thường. Dịch công chứng thì cộng thêm phí công chứng. Web trình bày được cái logic này, cộng một bảng giá tham khảo theo cặp ngôn ngữ, là khách hình dung được ngay.
| Cặp ngôn ngữ | Loại tài liệu | Cách tính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Anh - Việt | Giấy tờ chuẩn, giấy tờ thường | Theo trang | Rẻ nhất, có sẵn nhiều biên dịch |
| Anh - Việt | Chuyên ngành pháp lý, kỹ thuật, y khoa | Theo số từ | Cao hơn vì cần người đúng ngành |
| Nhật, Hàn, Đức - Việt | Mọi loại | Theo trang hoặc từ | Tiếng hiếm hơn nên giá cao hơn |
| Dịch công chứng | Bằng cấp, giấy khai sinh, hộ khẩu | Theo bản, theo con dấu | Cộng thêm phí công chứng, lấy nhanh |
Không cần ghi chính xác tới từng đồng vì còn tùy tài liệu, nhưng một khung như trên đủ để khách biết mình sẽ tốn cỡ nào, và biết cần gửi gì cho bạn báo giá chính xác. Kèm ngay cạnh bảng giá là một câu mời gửi file: "Gửi file qua web hoặc Zalo, mình báo giá và thời gian chính xác trong ít phút". Cho khách một con số để ước lượng vẫn hơn một khoảng trống buộc họ phải nhấc máy.
Nhận online gửi file, lấy nhanh: đường ngắn nhất từ khách tới đơn hàng
Đây là điểm mà một web dịch thuật hiện đại ăn đứt cách làm cũ. Ngày xưa khách phải ôm giấy tờ tới tận văn phòng. Giờ phần lớn giấy tờ chụp lại hoặc scan là gửi được, nên web nào cho khách gửi file online, báo giá online, rồi hẹn ngày lấy hoặc gửi bản dịch về, là web đó thắng về sự tiện. Khách đang bận, đang ở tỉnh xa, đang gấp, thấy có thể làm mọi thứ từ điện thoại là họ chọn ngay.
Nên form gửi yêu cầu phải làm thật gọn và thật rõ: cho khách tải file lên (ảnh chụp hoặc scan giấy tờ), chọn cặp ngôn ngữ cần dịch, chọn có cần công chứng không, chọn mức độ gấp, để lại tên và số điện thoại hoặc Zalo. Đừng bắt điền cả chục ô. Và ngay cạnh form luôn có nút gọi và nút Zalo cho ai ngại tải file, muốn hỏi trực tiếp trước.
Sau khi nhận file, web nên nói rõ quy trình tiếp theo để khách yên tâm: bạn xem file, báo giá và thời gian, khách đồng ý thì bắt đầu dịch, xong thì giao bản dịch qua email hoặc chuyển phát bản công chứng có dấu về tận nơi. Khách ở tỉnh khác vẫn dùng được dịch vụ của bạn nhờ cái luồng này. Nhiều văn phòng mình làm web cho, sau khi mở kênh nhận online, lượng khách từ tỉnh xa tăng hẳn, vì tự nhiên vùng phục vụ của họ rộng ra cả nước chứ không còn bó trong mấy con phố quanh văn phòng.
Đừng quên nhóm khách cần phiên dịch trực tiếp. Với họ, web nên có một mục riêng nói rõ nhận phiên dịch cho cuộc họp, hội thảo, buổi ký kết, phiên dịch tháp tùng, theo những cặp ngôn ngữ và lĩnh vực nào, và cách đặt lịch. Đây là dịch vụ giá trị cao, để lẫn trong mớ dịch tài liệu thì khách khó tìm ra.
Chuẩn SEO theo ngôn ngữ và loại tài liệu
Đây là chỗ mình muốn nói kỹ, vì nó quyết định web bạn có khách tự tìm tới hay nằm im. Khách dịch thuật tìm Google rất cụ thể, và họ tìm theo hai chiều: theo thứ tiếng và theo loại tài liệu. Người ta không gõ "dịch thuật", họ gõ "dịch công chứng tiếng Nhật", "dịch hợp đồng tiếng Anh", "dịch bằng đại học đi du học", "dịch bệnh án tiếng Anh", "phiên dịch tiếng Hàn tại hội thảo". Web phải được dựng để bắt đúng những câu cụ thể đó.
Điều đó nghĩa là web không nên dồn hết vào một trang chủ chung chung. Mỗi thứ tiếng mạnh, mỗi loại tài liệu hay được tìm, nên có một trang riêng nói sâu về đúng nó. Trang "dịch công chứng tiếng Nhật" nói về giá, thời gian, loại giấy tờ hay dịch từ tiếng Nhật. Trang "dịch hợp đồng tiếng Anh" nói về việc dịch điều khoản, thuật ngữ pháp lý, bảo mật hợp đồng. Google hiểu web bạn có nội dung sâu đúng câu khách tìm thì mới đưa bạn lên, và khách vào đúng trang nói trúng nhu cầu thì cũng dễ chuyển thành đơn hàng hơn.
Nếu văn phòng có địa chỉ cụ thể và muốn hút khách quanh khu vực tới tận nơi, thì thêm chiều địa phương: tên khu vực xuất hiện tự nhiên trong nội dung, và khai báo hồ sơ Google Maps cho văn phòng. Người cần lấy bản công chứng có dấu tận tay thường tìm "dịch thuật công chứng gần đây" hoặc gắn tên quận, tên thành phố. Cách làm phần SEO gắn khu vực này khá giống nhiều ngành dịch vụ khác, mình có nói kỹ hơn trong bài thiết kế web trung tâm tiếng Anh, bạn đọc thêm để hình dung cách bắt câu tìm gắn địa danh.
Một lưu ý về kỹ thuật: đừng đợi web xong xuôi mới nghĩ tới SEO. Cấu trúc trang, cách chia trang theo ngôn ngữ và loại tài liệu, đường dẫn, thẻ tiêu đề nên được tính từ lúc dựng. Sửa SEO trên một web đã dựng sai cấu trúc tốn công gấp nhiều lần làm đúng từ đầu.
Quy trình bên mình dựng web dịch thuật
Nhiều chủ văn phòng dịch thuật ngại làm web vì nghĩ rắc rối, mà mình thì bận nhận và trả tài liệu suốt ngày. Thực ra bên mình làm gọn, phần nặng là bên mình lo, văn phòng chỉ cần cung cấp thông tin thật. Đây là các bước mình hay đi.
Vài sai lầm hay gặp ở web dịch thuật
Sai lầm thứ nhất là làm web chung chung, chỉ có một trang liệt kê "chúng tôi dịch mọi thứ tiếng, mọi lĩnh vực". Web như vậy không bắt được câu tìm cụ thể nào của khách, và cũng không cho khách cảm giác bạn mạnh về đúng thứ họ cần. Chia trang theo ngôn ngữ và loại tài liệu tốn công hơn nhưng đó mới là web ra khách.
Sai lầm thứ hai là giấu giá và giấu thời gian. Khách dịch thuật đang gấp và cần ước lượng ngay, mỗi lần bắt họ gọi mới biết là một cái cớ để họ ngại rồi qua chỗ khác. Cho một khung giá tham khảo và nói rõ lấy nhanh cỡ nào là ăn điểm liền.
Sai lầm thứ ba là quên hẳn chuyện bảo mật. Khách giao tài liệu quan trọng luôn thầm lo, web không nói một câu nào về bảo mật là bỏ lỡ cơ hội trấn an họ. Chỉ vài dòng cam kết thật cũng đủ tạo khác biệt.
Sai lầm thứ tư là không có đường gửi file online, bắt khách phải tới tận nơi. Trong thời mà giấy tờ chụp lại là gửi được, việc này khiến bạn tự bó vùng phục vụ vào mấy con phố quanh văn phòng, bỏ lỡ cả khối khách tỉnh xa. Sai lầm thứ năm, và cũng phổ biến, là bỏ quên điện thoại và tốc độ: khách hay tra web bằng điện thoại lúc gấp, web nặng ì hoặc bố cục vỡ trên màn hình nhỏ là mất khách ngay.
Chi phí làm một web dịch thuật
Nhiều người tưởng web tử tế phải tốn chục triệu. Thực ra một web dịch thuật làm gọn, đủ những thứ nói ở trên, không đắt như bạn nghĩ. Chi phí phụ thuộc vào việc bạn cần bao nhiêu trang riêng theo ngôn ngữ và loại tài liệu, có cần mục phiên dịch riêng không, có cần form gửi file phức tạp không. Một văn phòng vài thứ tiếng chủ lực, làm dịch công chứng là chính, thì một web cơ bản là đã đủ chạy và nhận khách.
Điều mình muốn bạn nhớ: web không phải khoản chi một lần cho vui, nó là cái cần câu khách chạy 24/7. Web nhận online còn giúp bạn với tay tới khách cả nước chứ không chỉ quanh văn phòng. Một hai đơn hàng dịch chuyên ngành hoặc một hợp đồng dịch số lượng lớn qua web là đã bù thừa chi phí làm web. Nhìn theo cách đó, đây là khoản đầu tư đáng, không phải chi phí.
Nếu bạn đang phân vân giữa các ngành gần giống, mình có viết riêng về thiết kế web công ty du học (cùng kiểu khách giao hồ sơ quan trọng và cần niềm tin pháp lý) và thiết kế web trung tâm tiếng Anh (cùng gốc ngôn ngữ, cùng cách SEO gắn khu vực), cách làm nhiều chỗ tương đồng, đọc thêm để hình dung.
Bắt đầu từ đâu
Nếu bạn đang quản một văn phòng dịch thuật và chưa có web, hoặc có mà nó cũ kỹ không ai vào, thì bước đầu đơn giản: ngồi liệt kê ra những thứ khách hay hỏi nhất khi gọi tới (dịch được loại giấy này không, thứ tiếng này không, lấy bao lâu, bao nhiêu tiền, có công chứng không, gửi file online được không), rồi hình dung một web trả lời sẵn tất cả những câu đó. Đó chính là bộ khung nội dung web bạn cần.
Chuẩn bị sẵn danh sách các thứ tiếng và lĩnh vực bạn mạnh, các loại giấy tờ dịch công chứng, khung giá theo trang, thời gian lấy nhanh, và các cam kết bảo mật của văn phòng. Có bấy nhiêu là bên mình đủ dựng cho bạn một web gọn gàng, chạy được ngay, bắt đầu nhận khách gửi file.
Bên Thiết Kế Web Giá Rẻ làm web trọn gói cho văn phòng dịch thuật và các ngành dịch vụ, giá rõ ràng từ đầu: gói Cơ bản từ 1.990.000đ, gói Pro 3.990.000đ, gói VIP từ 7.990.000đ. Trọn gói đã tặng luôn tên miền, hosting và SSL năm đầu, bàn giao trong 3 đến 7 ngày. Xem bảng giá trọn gói để biết mỗi gói có gì, hoặc qua trang liên hệ để mình tư vấn theo đúng văn phòng của bạn. Nhanh nhất thì nhắn Zalo 0777 716 863, mình xem qua rồi báo bạn nên làm gói nào cho hợp.
Cần một website giá rẻ, chuẩn SEO?
Nhận tư vấn và báo giá miễn phí ngay hôm nay.
Bài viết liên quan
Web theo ngànhThiết kế web cơ sở sản xuất nước uống đóng bình chuẩnKinh nghiệm thiết kế web cơ sở sản xuất nước uống đóng bình: khoe giấy phép kiểm nghiệm, đặt giao tận nơi theo bình, hợp đồng định kỳ, đại lý và SEO theo khu vực.Web theo ngànhThiết kế web cơ sở sản xuất nước đá sạch giao sỉ khu vựcThiết kế web cơ sở sản xuất nước đá sạch: khoe quy trình khép kín, giấy phép an toàn thực phẩm, báo giá theo bao cây, giao sỉ tận nơi hằng ngày, SEO nước đá giao sỉ theo khu vực.Web theo ngànhThiết kế web xưởng nhựa để nhận đơn ép nhựa theo khuônKinh nghiệm thiết kế web xưởng nhựa: khoe máy ép, năng lực làm khuôn, loại nhựa PP PE ABS, MOQ và báo giá theo sản lượng để nhà máy tin gửi bản vẽ đặt gia công.